Vi har delat upp vår verksamhet i två grupper där vi vill fokusera på digital utveckling; miljö, bygg och tekniska samt vård och omsorg.
Miljö, bygg, tekniska - gruppen har haft en första workshop, 2017-06-22, med cheferna för verksamheterna. Vi har kommit fram till att vi främst ska jobba med e-nämnden här i Norrbotten, eftersom vi redan är delaktiga i den.
Här kommer en lägesuppdatering och lite reflektioner från Arjeplogs kommun. Då vi deltar som "outsider" i Västerbotten så hoppas jag att vi kan se positivt på detta och lära av varandra.
Som nämnt har vi haft diskussioner med MBR och Tekniska enheten.
(Övriga delar av organisationen finns i planeringen).
Då detta arbete, det vill säga den inledande delen med att skapa medvetenhet och inspiration kring digitaliseringen samt dess fördelar och utmaningar, påbörjades redan för ett par år sedan så är det stora steget egentligen redan taget.
Hursomhelst, inför det fortsatta arbetet samlade vi cheferna för dessa 2 förvaltningar och informerade om syftet med digitaliseringsgruppen, vad vi gör och varför. Förståelsen för vikten av digitalisering skulle vi påstå är stor men det råder viss oro kring merkostnader och ökad belastning på medarbetarna ur ett nulägesperspektiv. Detta är förståeligt eftersom att man i och med exempelvis tjänstedigitalisering får ytterligare en plattform att hantera då man naturligtvis även måste tillhandahålla ”den gamla metoden”, dvs. telefonsamtal, fysiska besök, e-post osv. Vi diskuterade en del kring just detta men kommer fram till att ju fler ärenden man kan hantera med digitaliserade tjänster, desto mer tid frigörs till att t.ex. hantera de människor som verkligen behöver det personliga stödet. Uppstarten av tjänstedigitalisering kommer att kräva ytterligare finansiella och personella resurser, därom råder inga tvivel. Detta är den utmaning vi ser just nu.
I Norrbotten har vi, som tidigare nämnt, en nämnd (Norrbottens E-nämnd) som ett centralt organ för att diskutera, hantera och implementera digitaliseringssatsningar. En upphandling gjordes för > 1 år sedan där investering i en e-tjänsteplattform gjordes. Detta är portalen som kommer att samla samtliga 14 kommuners e-tjänster. I nuläget är denna portal online med koppling till e-identifikation (BankID) från besökares/medborgares sida. Arbete pågår med tekniska kopplingar för hantering på ”baksidan”, dvs. internt, där exempelvis relationer mot verksamhetssystem kommer att ske. Sedan återstår det att fylla på med faktiska e-tjänster.
Tillsammans med MBR och Tekniska enheten har vi som ambition att lansera minst 1 enklare e-tjänst per förvaltning innan årets slut.
Vad betyder digitaliseringen för er verksamhet?
Ökade kostnader och insatser initialt men effektivisering och
kvalitetssäkring i förlängningen.
Det handlar inte bara om att digitalisera det redan befintliga. Det handlar
mycket om att analysera mänskliga beteenden och förväntningar. Utifrån ett
sådant perspektiv tror vi att man har goda förutsättningar att ”hänga med” i
utvecklingen men kanske till och med också bidra till innovation. Vidare
handlar det om att förstå att vi måste vara förändringsbenägna och finna
vinster med det digitala samhälle som med lavinartad hastighet nu byggs upp, inte
minst för att kunna tillgodose medborgarnas och näringslivets krav på den
kommunala verksamheten.
Dr. Ashkan Fardost, forskare inom området, kommer att föreläsa om detta på
ATEA's ”IT-Arena” som dyker upp på flertalet orter under hösten. Skellefteå och
Umeå finns med bland dessa orter för den intresserade; https://www.atea.se/it-arena/
En annan inspirerande talare (om än från 2015), Stefan Hyttfors;
Denna mening gillade jag extra: "Ökade kostnader och insatser initialt men effektivisering och kvalitetssäkring i förlängningen."
För det är faktiskt så (oftast i alla fall) men det är något som alla inte förstår eller tror på samt att det många gånger är svårt att visa på innan, utan det är mätningen allteftersom som kommer att visa det resultatet. Då är frågan - vågar man chansa om man inte vet hur det kommer att bli?
Jag tänker på vilken kompetens som behöver finnas hos de medarbetare som arbetar med e-tjänsterna. Har ni resonerat om detta? Handlar det om att ha kunskap i tjänstedesign, eller att kunna producera e-tjänsten i tjänstyeplattformen med stöd av rutiner för beslut mm eller behövs det i varje kommun kunskap om hur de data som e-tjänsterna producerar ska kunna kopplas ihop med befintliga system?
Jag tror att vi står inför en viktig och stor förändring i den kommunala servicen framöver - även i Västerbotten.
Norrbottens E-nämnd har idag även en resurs som kan ses som koordinator/bollplank vid upprättandet av digitala tjänster.
Jag ser det som naturligt med integration mot verksamhetssystem i den mån det är möjligt.
En sak som jag tror är viktigt är intern kommunikation med IT-avdelningarna som spelar en naturlig roll, framförallt när det kommer till arkitektur, säkerhet m.m.
Det som också är en ganska stor utmaning är att kommunerna inte är vana att samarbeta i den här omfattningen, men jag är övertygad om att nyckeln till framgång är att enas och verkligen samsatsa för att få de största vinsterna/effekterna av digitaliseringens möjligheter. Detta oavsett om man heter Norrbotten, Västerbotten eller något annat.
Om man tänker utopiskt; gemensamma upphandlingar, gemensamt datacenter, gemensamma verksamhetssystem, gemensam licenshantering osv. osv. Dagens och morgondagens teknologi innebär oändliga möjligheter!