R8 Den digitala resan

Jag hade en workshop med den enhet som jag tillhör, dock var tyvärr nästan allihopa borta men de som var med diskuterande ändå på bra. Workshopen utgick ifrån de fem frågorna.

1. Hur påverkar digitaliseringen ditt privatliv respektive arbetsliv?
Man ansåg att digitaliseringen möjliggör och förenklar men att man är beroende av att tekniken fungerar. Att tänka nytt och utmana sig själv var också något som framkom. I arbetet ansåg man att man tillhörde en digital verksamhet genom de möjligheter som verksamhetssystemet ger och att det är bra att man kan stämpla in sig på den platsen man är, till exempel hemifrån. Privat så pratade man mer kring möjligheterna och hindren som digitaliseringen ger avseende kommunikation och information, som exempelvis Facebook, tillgång till dator/mobil. Men fungerar det inte så blir det kaos och jobbigt.

2. Vad är digitalt i din verksamhet idag?
Ärendehantering, skärmar med info om sammanträden (tv i foajén), sociala medier, hemsidan, broschyrer, verksamhetssystem och utskick inför nämndsammanträden (till viss del).

3. Vilka digitala produkter och tjänster skulle man kunna ta in hos oss på din arbetsplats?
Bildarkiv, kartfunktioner, e-arkiv, siths-inpassering (även till kontorsdörrar), wifi som funkar i Kommunhuset, på torget och kanske fler allmänna platser, att alla blanketter ska vara digitala, e-legitimation, skriva ut med siths-kort, digital medgivandeblankett.

4. Vad skulle "Digitalt först” innebära i ditt arbete?
Digitala lönebesched (de tappar en grupp människor eftersom att alla inte är digital), informationsverksamheten - Lyckselebladet?, få dokument i plattan/mejlen istället för att skicka ut papper till en del politiker som det skrivs ut till, att videolänksmöten används istället för fysiska sammanträden när det går, förändring i hanteringen av papperspost/internpost, HR-rapporten, jobbrapporter. Förstå att även det digitala är inkommande handlingar. Tänka nytt och utmana sig själv.  Siths-kort istället för nyckel till kontorsdörrar.

5. Hur kan digitaliseringen utveckla vårt arbete?

Medhelp-app skulle behövas och VPN-tunneln skulle kunna förbättras. Handlar om effektivisering, förändring tas emot olika av olika människor, smyger sig på och sker successivt. Möjliggör socialisering på distans, därmed behöver man inte träffas lika ofta fysiskt. Mycket av ärendehantering och publicering. Information. E-legitimation för olika behörigheter? (SITHS?) 

Tillgång till databaser utanför kommunhuset (för att kunna arbeta på distans). Digitala arkiv. Hellre mejla än skriva brev för kallelser. Tillgängliggöra information för medborgarna lättare. Rättssäkert - granskning. Effektivisering. Miljötänk.

Några av vi som är med i Den digitala resan hade även en workshop med delar av kommunens ledningsgrupp. Här arbetade vi också utifrån de fem frågorna och sedan frågade vi vad de tyckte att kommunens första steg är för att bli mer digital.

1. Hur påverkar digitaliseringen ditt privatliv respektive arbetsliv?
I arbetet är det jobbmejlkaos (oerhört mycket mer kommunikation men "more is not better”) och det kräver mer personliga inloggningar som tjänsteperson och/eller mer inloggningar som man inte kommer ihåg. Det skapar även en stor frustration utifrån att inte kunna genomföra digitalisering fullt ut utifrån tröghet i offentligheten. Upplevelse att vara tvåa hela tiden. Men det möjliggör såklart genom snabbare handläggning och skapar tillgänglighet, på gott och ont. 

Stödsystem förbättrar mötet med kunderna (medborgarna) och digitalisering underlättar uppföljningar. Men det är också större krav på korrekthet  och ökade risker men också ökade möjligheter. Det finns en frustration över tiden som införandet tar och kostnaderna samt att det är otroligt kort avskrivningstid.  

I privatlivet skapar det möjligheter för att jobba hemifrån, förkortar avståndet till familjemedlemmar och barnbarn (sociala medier/kommunikation), man kan ha högre kontroll på ekonomin och helheten kring familjen. Det ger även möjligheten att sköta fritidsintressen med mindre tidsinsats.

2. Vad är digitalt i din verksamhet idag?
Stödsystem, kommunikationsmöjligheter, mötesmöjligheter, mejlen, gemensamma arbetsytor (FirstClass, Google Docs), information och dokumentation, lärplattform, sociala medier, hemsida där digital produktion (text, multimedia etc. samlas), fjärrundervisning och detaljplanerna (delvis).

3. Vilka digitala produkter och tjänster skulle man kunna ta in hos oss på din arbetsplats?
Molntjänst för lagring av data/filer, Office mm programvaror, digitala verktyg för tidiga skolår, VR, digital signering av dokument, digitala blanketter som skickas in direkt mot vårt diariesystem, digitala protokoll/inspektionsrapporter skickat direkt från diariet, digitala möten - för att träna medborgare att fysiska möten inte krävs, mer tidsregistrering, chatt möjlighet för lönehandläggarna, förenklar kommunikation.

Man konstaterat att mycket skulle kunna förenklas och förbättras, och att allt blir snabbare och enklare så länge det är bra verktyg. Och att man slipper resa när man istället kan kommunicera.

4. Vad skulle "Digitalt först” innebära i ditt arbete?
Att ha tillgång till arbetsinnehållet dygnet runt vart man än befinner sig.

5. Hur kan digitaliseringen utveckla vårt arbete?
Större tillgänglighet för medborgare/kunder, viktigt med jämlikhet t.ex. att tillhandahålla digitala verktyg för elever - kompensera familjers olika ekonomi, molntjänster, tillgång överallt , effektivare arbetssätt, fler får tillgång till samma underlag samtidigt, färre personer behövs för att göra samma arbete, snabbare och tydligare kommunikation, AI, mer automatiserade uppgifter, successivt utbyte av personer mot anställda, inga papperslappar, snabbare tillgång till info, färre grejor men med bredare funktionalitet.

Sista frågan! Vad är kommunens första steg för bli mer digital?

• Ta "höjd" i budget för digitalisering i förskola och skola.
• Sätt budget för digitalisering utifrån behovsanalys i verksamheterna.
• Trådlöst på alla förskolor.
• Sammanhållande grund och gemensam strategi i arbetet med kommunala digitaliseringstjänster - alla tankar och idéer bör kunna förverkligas och inte motverkas eller behöva skapas själv.
• Att vi digitaliserar lönehandläggning ännu mera.
• Intranät värt namnet med gemensamt skrivbord.